zasady rozliczania delegacji zagranicznych

DELEGACJE ZAGRANICZE KADRY NAUKOWEJ -

Podróżą służbową odbywaną poza granice kraju, zwaną dalej "podróżą służbową" jest wykonywanie zadania przez pracownika w terminie i w państwie oraz na zasadach określonych przez delegującego. Zgody na wyjazd poza granice kraju, celem udziału w badaniach naukowych, konferencjach, kongresach, udziela Prorektor ds. Nauki lub osoba przez niego upoważniona. Prorektor ds. Nauki zatwierdza również warunki wyjazdu.
Szczegółowe zasady ustalania należności przysługujących pracownikom z tytulu podróży służbowej za granicami kraju określa Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku (Dz. U. nr 236 poz. 1991 z późn. zm.) w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.


Wniosek wyjazdowy

Wyjeżdżający składa w Dziale Nauki  wypełniony oraz podpisany przez wnioskodawcę i bezpośredniego przełożonego druk - "wniosek o wyjazd poza granice kraju dla pracowników AWF w Krakowie” w terminie co najmniej 14 dni przed planowanym wyjazdem. Jeżeli warunki wyjazdu określają wcześniejsze terminy płatności wniosek należy złożyć wniosek należy złożyć co najmniej 14 dni przed pierwszym wymaganym terminem płatności.
Formalne warunki wyjazdu poza granice kraju określa Prorektor ds. Nauki.
Do wniosku należy dołączyć pismo zapraszające lub informacyjne, określające cel, termin, program i warunki finansowe wyjazdu.
W przypadku pobierania dewiz na wyjazd lub opłacenia należności związanych z podróżą służbową poza granicami przelewem lub inna formą płatności wyjeżdżający zobowiązany jest do dostarczenia dokumentów umożliwiających dopełnienie formalności.
Wniosek o wyjazd poza granice kraju musi określać warunki finansowe. W przypadku finansowania lub współfinansowania wyjazdu ze środków będących w dyspozycji AWF wniosek powinien zawierać potwierdzenie przez Kierownika jednostki organizacyjnej lub Kierownika Działu Nauki  jeśli wyjazd finansowany jest ze środków na działalność naukowo-badawczą.


Realizacja wyjazdu

Realizacja wyjazdu rozpoczyna się w chwili wyrażenia pozytywnej zgody i zatwierdzenia warunków wyjazdu przez Prorektora ds. Nauki. Przed zatwierdzeniem wyjazdu żadne formalności związane z wyjazdem nie będą podejmowane.
Po udzieleniu zgody przez Prorektora ds. Nauki dokumenty znajdujące się w Dziale Nauk zostają przekazane do Działu Kadr celem wystawienia i zarejestrowania „Polecenia wyjazdu służbowego”. Dział Kadr przekazuje do Działu Nauki  komplet dokumentów. „Polecenie wyjazdu służbowego” podlega akceptacji przez Prorektora ds. Nauki.
Pracownik odbywający podróż służbową otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
W przypadku pobierania dewiz na wyjazd wyjeżdżający powinien zgłosić się do Działu Nauki  celem dopełnienia formalności.
Bilety na podróże służbowe poza granice kraju wyjeżdżający rezerwuje osobiście.
Jeżeli wyjazd odbywa się do kraju, w którym obowiązują wizy, wyjeżdżający załatwia wszelkie formalności osobiście.
Na wniosek pracownika delegujący może wyrazić zgodę na odbycie podróży samochodem osobowym nie będącym własnością Uczelni. Za przejazd pracownikowi przysługuję zwrot kosztów podróży (ryczałt) w wysokości określonej przez Prorektora ds. Nauki, który nie może być wyższy niż określony w przepisach (Dz. U. z 2004 r. nr 204, poz 2088 z póżn. Zm. oraz Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używanych do celów służbowych samochodów osobowych nie będących własnością pracodawcy, Dz. U. nr 27, poz. 271 z późn. zm.)


Rozliczenie wyjazdu

Rozliczenie kosztów podróży jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, w terminie 7 dni od zakończenia podróży.
Delegowany składa wypełnione „Polecenie wyjazdu służbowego”, sprawozdanie z pobytu oraz rozliczenie zaliczki dewizowej do akceptacji merytorycznej Prorektorowi ds. Nauki. Rozliczenie zaliczki dewizowej składane jest w Dziale Finansowym za pośrednictwem Działu Nauki  a „Polecenie wyjazdu służbowego „ do Działu Finansowego za pośrednictwem Działu Kadr.  Do rozliczenia kosztów dewizowych podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki, nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
Zwrot kosztów przejazdów następuje na podstawie załączonych biletów określonego środka transportu dołączonych do „Polecenia wyjazdu służbowego” a w  przypadku podróży samochodem na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu .
Pracownik jest zobowiązany do złożenia pisemnego sprawozdania z odbytej podróży służbowej. Sprawozdanie powinno zawierać termin i godzinę przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę i termin i godzinę przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju oraz krótką informację o osiągniętych celach i efektach wyjazdu.
tabela obowiązujących stawek diet:

http://poradnik.wfirma.pl/-diety-zagraniczne-w-podrozach-sluzbowych-w-2015-roku

KONTAKT w Dziale Nauki

mgr inż. Anna Radoń
nr tel.:  12 683 11 42
email :   Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.